Administrativ medarbejder til sekretariatet i By, Kultur og Miljø

I direktørområdet By, Kultur og Miljø udvikler og vedligeholder vi rammerne om det gode liv i hele Roskilde Kommune. Her foregår alt fra byudvikling, pleje af græsset på stadion, foreningsstøtte, vejvedligeholdelse, fremme af biodiversitet, biblioteksdrift og borgerservice, klimatilpasning og CO2-reduktionsindsatser – og rigtig meget mere.

Vi har fokus på udvikling af kommunen med udgangspunkt i byrådets vision ”Velfærd skaber vi sammen”. Denne vision har stor betydning for, hvordan vi går til samarbejdet med borgere, foreninger og andre aktører.

Vi søger en administrativ medarbejder til sekretariatet i By, Kultur og Miljø, som er nysgerrig, struktureret, løsningsorienteret og dygtig til samarbejde. Du skal trives med at være til stede og synlig i afdelingen, og trives med mange forskellige opgaver i løbet af en dag - både de større, tværgående opgaver og de mindre praktiske opgaver, der får hverdagen til at hænge sammen. Du skal have erfaring med administrative systemer og også gerne med puljeadministration. Du har blik for, at vi arbejder i en politisk styret organisation, hvor opgaver, frister og prioriteringer kan ændre sig.

Jobbets indhold:

Du er den samlende figur i vores sekretariat på 12 personer. Du sørger for personaleadministration, betaler afdelingens regninger samt håndterer den tværgående postkasse. Du vil have et tæt samarbejde med direktørsekretæren om ovenstående og den tværgående telefonbetjening.

Du samler og kvalitetssikrer dagsordner til politiske udvalgsmøder. Du skal være vores superbruger på ESDH-systemet eDoc, og herudover er du støttefunktion, når sekretariatet har ansvar for forskellige arrangementer. Du vedligeholder intranet og hjemmeside i samarbejde med webkoordinator i sekretariatet og de centrale stabsfunktioner. Du bidrager i arbejdet med databeskyttelse.

Du er igangsætter og tovholder på direktørområdets grønne puljer og priser, som kan søges af borgere, foreninger m.fl. Du forbereder behandling af indkomne ansøgninger, forestår udbetalinger og efterfølgende opfølgning. Denne opgave løses i tæt samarbejde med fagligt ansvarlige i direktørområdet.

Som du kan se, skal du være klar til at påtage dig meget forskelligartede opgaver, som ofte varetages i et tæt samarbejde med en kollega i sekretariatet eller et andet sted i direktørområdet.

Hvem er du?

Du har nogle års erfaring fra en ansættelse med nogle af de efterspurgte opgaver - gerne fra en kommune. Du trives i et miljø, hvor opgaverne ofte ændrer karakter, og der er brug for prioritering, men også ved rutineprægede opgaver. Du har godt humør, gå-på-mod, er struktureret, imødekommende og rækker naturligt ud til samarbejde. Du trives med at koordinere med både kolleger og med ledere, og har en opsøgende tilgang, når en opgave kræver afklaring eller fælles løsning.

Vi vil konkret se efter:

• Erfaring med indkøbs-, ESDH- og økonomisystemer.
• Erfaring med at samle og kvalitetssikre dagsordener til politiske udvalg.
• Erfaring med puljeadministration.
• Erfaring med praktisk planlægning og gennemførelse af events/arrangementer/kurser.
• Erfaring med redigering på hjemmeside / intranet.
• Erfaring med at arbejde med databeskyttelse.
• Struktur- og samarbejdskompetencer.

Hvem er vi?

Sekretariatet er helt centralt i det samlede direktørområde By, Kultur og Miljø. Vi samarbejder hele vejen rundt for at sikre, at vi leverer god service og gode dagsordner til både direktør, chefgruppe og de tre politiske udvalg, som vi betjener. Vi har ansvar for budgetopfølgning og en række tværgående indsatser i hele direktørområdet, fx vores sagsbehandlernetværk og vores sider på intranettet og hjemmesiden. Vi har et tæt dagligt samarbejde med kommunens stabsfunktioner. I sekretariatet har vi også kommunens geodatafunktion.

Se kommunens organisationsdiagram:  Organisationsdiagram - Roskilde Kommune

Din ansøgning
Vi vil sætte pris på, at du i din ansøgning forholder dig til følgende fire spørgsmål:

1. Har du erfaringer med puljeadministration, og hvilke forhold synes du især, det er vigtigt at være opmærksom på i dette arbejde?
2. Har du erfaring med at samle og kvalitetstjekke dagsordener til politiske udvalg, og i hvilke sammenhænge?
3. Har du erfaring med kommunale økonomi- og ESDH-systemer, fortæl i hvilken sammenhæng?
4. Hvad lægger du vægt på i samarbejdet med kollegaer om løsning af en opgave?

Løn og ansættelsesvilkår

Stillingen er til besættelse hurtigst muligt og senest 1. november 2026. Stillingen er på 37 timer, men har du i en periode brug for 34 timer, er vi åbne for det.

Løn- og ansættelsesvilkår er efter gældende HK-overenskomst.

Inden ansættelse indhentes straffeattest og referencer.

Roskilde Kommune opfordrer alle kvalificerede ansøgere uanset alder, køn, religion eller etnisk tilhørsforhold til at søge stillingen.

Ansøgningsfrist er den 8. september 2026..

Kontaktpersoner:

Direktørsekretær Gitte Kraft (telefon: Vis telefonnummer), udviklingskonsulent Lene Correll (telefon: Vis telefonnummer) eller sekretariatschef Anne B. Jørgensen (telefon: Vis telefonnummer).

Vi forventer at afholde samtaler den 15. og 16. september og forventeligt også en 2. samtalerunde den 23. september 2026.