Deputy Finance Manager

Contexte

Le Conseil Danois pour les Réfugiés (DRC) assiste les réfugiés et les personnes déplacées dans le monde entier : nous leur fournissons une aide d'urgence, luttons pour leurs droits et contribuons à ce qu'ils aient accès à un avenir meilleur. Nous sommes présents dans les zones de conflit, le long des routes de déplacement et dans les pays où les réfugiés s'installent. Nous travaillons en coopération avec les communautés locales afin d'identifier des solutions à la fois responsables et durables. Nous œuvrons en faveur d'une intégration réussie des réfugiés et là où cela est possible afin que leur souhait de retour puisse se réaliser.

En RDC, la DRC est engagée dans l'aide humanitaire depuis 2009. En effet, auparavant en Province de l'Ituri, la RDC a étendu progressivement son rayon d'action au Nord Kivu. Le bureau pays est basé à Goma et le Bureau des opérations à Bunia.

Objectif général du pose

Sous la supervision du Finance Manager, le/la Adjoint Finance Manager appuie la gestion de l'ensemble des fonctions financières du programme pays et assure l'intérim du Finance Manager en son absence. Le poste de veille au respect des procédures de DRC/DDG et des réglementations des bailleurs de fonds.

Le poste porte deux responsabilités spécifiques :

• le renforcement des capacités de l'équipe financière, à travers un plan de formation, du coaching et un suivi des compétences ;
• la gestion financière et la conformité des deux projets financés par le US Department of State (US DOS) mis en œuvre en consortium, y compris le suivi financier des partenaires.

Principales responsabilités :

Renforcement des capacités et formation de l'équipe financière

• Réaliser, en début de mandat puis chaque année, une évaluation des compétences (skills gap Assessment) de l'ensemble du personnel finance du bureau pays et des bureaux de zone, et en tirer un plan annuel de renforcement des capacités validé par le Finance Manager.
• Concevoir et distribuer des modules de formation adaptés aux besoins identifiés : procédures financières de DRC (Operations Manual), Microsoft Dynamics, gestion de trésorerie et de caisse, rapprochements bancaires, clôture mensuelle, suivi budgétaire, règles des bailleurs de fonds (notamment US DOS et 2 CFR 200), prévention de la fraude et de la corruption.
• Mettre en place un dispositif de mentorat et de coaching individuel, y compris un accompagnement sur le poste de travail lors des missions dans les bureaux de zone.
• Assurer l'induction financière de tout nouveau membre de l'équipe financière, en coordination avec les Ressources Humaines, et comprendre l'initiation à Microsoft Dynamics selon le rôle.
• Ancien le personnel non financier (gestionnaires de projet, logistique, RH) aux bases de la gestion budgétaire, aux procédures de dépenses et aux exigences des bailleurs de fonds.
• Développer et tenir à jour des outils et supports pédagogiques (guides pratiques, check-lists, modèles, FAQ) en français et les rendre accessibles à toute l'équipe.
• Mesurer l'impact des formations (tests avant/après, évolution de la qualité des pièces et des clôtures, réduction des constats d'audit et de revue) et en rendre compte trimestriellement au Finance Manager.
• Contribuer à la définition des objectifs de développement du personnel finance lors des évaluations de performance et identifier les profils à potentiel dans une logique de relève.
• Appuyer, si nécessaire, le renforcement des capacités en gestion financière des partenaires locaux du consortium.

Gestion financière et conformité des deux projets US DOS mis en œuvre en consortium

• Agir en tant que point focal financement des deux projets financés par le US Department of State (US DOS) : maîtrise et diffusion auprès des équipes des clauses de l'accord de subvention (Notice of Award, Standard Terms and Conditions du Department of State, 2 CFR 200).
• Mettre en place et tenir à jour, pour chaque projet, un outil de suivi budgétaire (budget vs mensuel mensuel, prévision, taux de consommation, suivi du partage des coûts le cas échéant) et alerter le Finance Manager et les gestionnaires de projet sur tout écart significatif.
• Coordonner avec les partenaires du consortium la gestion financière commune : calendrier de rapport, collecte et revue des rapports financiers des partenaires et des pièces justificatives, suivi et rapprochement des avancées et transferts de fonds.
• Contribuer aux évaluations préalables et au suivi des risques des partenaires conformément au 2 CFR 200.332, et organisateur des visites de suivi financier et des vérifications sur pièces (spot checks) auprès des partenaires.
• Préparer les rapports financiers des projets US DOS, y compris le Federal Financial Report (SF-425), en coordination avec le Finance Manager, l'équipe Grants et le bureau régional / siège, et garantir leur qualité et le respect des délais.
• Suivre les demandes de fonds et la trésorerie des projets en lien avec le siège, dans le respect des règles du bailleur relatif aux avances.
• Veiller à l'éligibilité, au caractère raisonnable et à l'imputabilité des coûts (2 CFR 200, Sous-partie E), au respect des règles d'achats (2 CFR 200.317 à 200.327), à la gestion des équipements ainsi qu'aux exigences de vérification (screening) des partenaires, fournisseurs et bénéficiaires.
• Préparer les demandes de révision budgétaire, les analyses de coûts partagés et les dossiers de clôture des projets (clôture).
• Préparer les audits et vérifications liés à ces projets et assurer le suivi de la mise en œuvre des recommandations, au sein de DRC comme chez les partenaires.
• Participant aux réunions de consortium (comités de pilotage, réunions finance) et aux revues de projet (réunions d'ouverture, de mi-parcours et de clôture des subventions).

Appui à la gestion financière et à la comptabilité

• Appuyer le Finance Manager dans la supervision quotidienne du département : revue des écritures dans Microsoft Dynamics, contrôle des demandes de paiement, rapprochements bancaires et clôtures mensuelles et annuelles.
• Contribuer à la tenue du master budget, aux revues mensuelles budget vs réalisé et à l'élaboration des prévisions de trésorerie.
• Contribuer à la budgétisation des propositions de projets, en particulier celles destinées au US DOS et aux autres bailleurs américains.
• Assurer la disponibilité et la qualité de la documentation requise pour les audits internes, externes et bailleurs.
• Assurer l'intérim du Finance Manager en son absence, dans les limites des délégations d'approbation applicables.

Systèmes, contrôles internes et conformité

• Veiller à l'application des contrôles internes et des procédures du manuel des opérations de DRC dans tous les bureaux, et proposer des améliorations au Finance Manager.
• Promouvoir l'utilisation optimale de Microsoft Dynamics et appuyer le réseau de super users du pays.
• Contribuer au registre des risques financiers du pays, notamment pour les risques liés aux partenaires et aux projets US DOS, et au suivi des mesures d'atténuation.
• Signaler sans délai tout soupçon de fraude, de corruption ou de non-conformité, conformément aux politiques de DRC.
• En tant que manager adjoint, le titulaire du poste est responsable de ce qui suit :
• Contribuer à la réalisation des buts et objectifs stratégiques de DRC dans le domaine des finances.
• Assurer, par délégation du Finance Manager, la supervision fonctionnelle du personnel finance : planification, fixation d'objectifs, suivi des performances et développement du personnel.
• Prendre des décisions judicieuses fondées sur les politiques de DRC, les MOP, les normes et les conseils des experts techniques de DRC
• Sur demande, effectuer toute autre tâche supplémentaire assignée par le superviseur

Expériences, Education et Compétences techniques requises ou souhaitables

• Diplôme de niveau Licence ou Master en finance, comptabilité, gestion ou domaine connexe ; une certification comptable (ACCA, CPA ou équivalent) est un atout.
• Au moins cinq (5) ans d'expérience en gestion financière au sein d'ONG internationales, dont au moins deux (2) ans à un poste d'encadrement.
• Expérience avérée de la gestion financière de subventions du gouvernement américain (US DOS / PRM, USAID / BHA ou équivalent) et bonne connaissance du 2 CFR 200 : exigée.
• Expérience de la gestion financière de projets en consortium et du suivi financier de partenaires ou sous-bénéficiaires.
• Expérience avérée de la conception et de l'animation de formations ainsi que du coaching d'équipes, pour du personnel financier et non financier.
• Expérience en budgétisation, en analyse financière et en rapportage bailleurs.
• Maîtrise des logiciels de comptabilité (Microsoft Dynamics fortement souhaité) et maîtrise avancée d'Excel.
• Excellentes capacités pédagogiques, d'écoute et de communication ; capacité à transmettre des règles complexes de manière simple.
• Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter des délais stricts dans un contexte humanitaire exigeant.
• Grande sensibilité aux différences culturelles et capacité à travailler dans des contextes variés
• Maîtrise du français écrit et parlé.
• Bonne maîtrise de l'anglais écrit et parlé (rapportage bailleurs en anglais).

Les éléments du dossier 

Les personnes intéressées doivent déposer un dossier complet comportant les éléments suivants :

• Curriculum Vitae,
• Lettre de demande d’emploi motivant pourquoi vous souhaitez travailler pour DRC et les compétences et capacités qui vous rendent le/la candidat idéale pour ce poste

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences de base de DRC :

• Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'atteinte de résultats de qualité et la montée en compétences de l'équipe.
• Collaboration : vous impliquez les parties concernées, au sein de la RDC comme avec les partenaires du consortium, et encouragez les retours.
• Prendre les devants : vous vous appropriez vos responsabilités et prenez des initiatives tout en visant l'innovation.
• Communiquer : vous écoutez les autres intervenants et le personnel, et vous communiquez de manière concise et persuasive.
• Faire preuve d'intégrité : vous agissez conformément à la vision et aux valeurs de DRC

Les descriptions énumérées ne sont pas exhaustives et peuvent être réajustées en fonction des besoins opérationnels, mais resteront conformes à l'objectif général du rôle.

Ce que nous offrons

• Durée du contrat : 12 mois avec possibilité de renouvellement sous réserve de financement et de performance
• Salaire : conformément aux conditions d'emploi du Conseil danois pour les réfugiés Bande F2.1 / Gestionnaire
• Statut : National et International
• Date de début : Janvier 2027
• Lieu d'affectation : Bunia, RD Congo (avec déplacements fréquents dans les bureaux de zone et auprès des partenaires du consortium)
• Ligne hiérarchique : Responsable Financier

Assurer l'égalité des chances : nous nous engageons à créer un environnement de travail inclusif et positif basé sur le respect mutuel de tous les employés. Tous les candidats sont sélectionnés pour un emploi sans tenir compte de la race, de l'âge, de la capacité, de l'origine ethnique, de la nationalité, de la religion, de l'identité de genre, de l'orientation sexuelle, de l'état matrimonial ou de tout autre facteur. Chez DRC, nous célébrons la diversité et apprécions nos employés pour les personnes qu'ils sont et leurs compétences, leurs preuves et leurs perspectives uniques. Nous encourageons tous les candidats intéressés à postuler en général et en particulier les candidatures locales.

Promouvoir des normes élevées : la capacité de DRC à assurer la protection et l'assistance aux réfugiés, aux déplacés internes et aux autres personnes pertinentes de sa compétence dépend de la capacité de notre personnel à respecter et à promouvoir les normes les plus élevées de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuel. La DRC effectue des vérifications approfondies et complètes des révélations dans le cadre du processus de recrutement.