Sekretariatschef til et af Københavns Universitets største institutter med stor samfundsimpact - Institut for Klinisk Medicin

Vil du være med til at udvikle den administrative motor i et af Københavns Universitets største instituter, der er tæt på lægeuddannelsen, den kliniske forskning og samarbejdet mellem universitet og sundhedsvæsen? Institut for Klinisk Medicin søger en erfaren Sekretariatschef, der kan kombinere tydelig personaleledelse, organisatorisk dømmekraft og stærk ledelsesunderstøttelse i en periode med væsentlige forandringer.

Institut for Klinisk Medicin (IKM) er et stort og komplekst institut med en særlig position i krydsfeltet mellem universitet og sundhedsvæsen. Vi skaber ny medicinsk indsigt og uddanner morgendagens læger. En væsentlig del af instituttets aktiviteter foregår i tæt samspil med hospitaler og øvrige aktører i Region Øst, samtidig med at instituttet er en integreret del af Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet på Københavns Universitet.

Vi søger en sekretariatschef, der kan være med til at sikre en professionel og sammenhængende understøttelse af institutledelsen og samtidig bidrage aktivt til den fortsatte udvikling af instituttets organisation og sekretariat.

En central rolle tæt på forskning, uddannelse og sundhedsvæsen

Du bliver en del af en relativt ny institutledelse, som er i gang med at sætte retning for IKM og udvikle samarbejdet på tværs af instituttet. Her får du en tæt placering på beslutningerne og mulighed for at bidrage til en ledelseskultur præget af åbenhed, tillid, tydelighed og ansvar tæt på opgaven.

Du får et stort ledelsesrum og reel mulighed for at præge sekretariatets organisering, samarbejdsformer og prioriteringer. Sammen med medarbejderne skal du udvikle et fælles sekretariat, hvor kompetencer bringes i spil på tværs, og hvor der er tydelig retning, gode udviklingsmuligheder og et bæredygtigt arbejdsmiljø.

Vi tilbyder en arbejdsplads med en vigtig samfundsopgave, stor faglig spændvidde og korte veje til centrale beslutninger. Du kommer tæt på udviklingen af lægeuddannelsen, den kliniske forskning og samarbejdet mellem universitetet og sundhedsvæsenet. Læs mere om instituttet her .

En organisation i forandring

Instituttet står i de kommende år over for betydelige forandringer. IKM fik ny institutleder i foråret 2026 og har siden fået to nye viceinstitutledere. Den relativt nye institutledelse er i gang med at sætte retning for instituttet, udvikle samarbejdet på tværs og gentænke, hvordan sekretariatet bedst understøtter kerneopgaverne. Det sker samtidig med udviklingen af lægeuddannelsen, regionaliseringen, etableringen af Region Øst, nye samarbejdsflader og ændrede rammer for forskning, innovation og administration.

Sekretariatet

Sekretariatet består af cirka 12 medarbejdere, som understøtter instituttets opgaver inden for blandt andet uddannelse, ledelsesbetjening og tværgående administration. Sekretariatet arbejder tæt sammen med fakultetet, universitetets fælles administration og instituttets mange samarbejdspartnere. Institut for Klinisk Medicin hører under Det Sundhedsvidenskabelige Fakultet. Arbejdsstedets adresse er Blegdamsvej 3B, 2200 København N.

Opgaven

Som Sekretariatschef bliver du en del af institutledelsen og får en central rolle i at omsætte ledelsens prioriteringer til velfungerende administrativ praksis. Du får personaleansvar for instituttets cirka 12 administrative medarbejdere og bliver en tæt sparringspartner for institutlederen og tre viceinstitutledere.

En væsentlig del af opgaven er at skabe sammenhæng mellem institutledelsens beslutninger, sekretariatet og Universitetsadministrationen og sikre, at beslutninger omsættes til handling og følges til dørs.

Du skal blandt andet:

• understøtte institutlederen og institutledelsen strategisk og operationelt, herunder forberede beslutninger, skabe overblik og sikre opfølgning
• koordinere den daglige opgaveløsning i instituttets sekretariat og bidrage til klare prioriteringer og et velfungerende samarbejde på tværs
• sætte tydelig retning for sekretariatet og skabe gode rammer for medarbejdernes trivsel, faglige udvikling og samarbejde på tværs
• sikre sammenhæng mellem instituttets administrative områder, herunder særligt økonomi, HR og uddannelse
• understøtte instituttets omfattende undervisningsopgave og samtidig bidrage til udviklingen af den administrative understøttelse af forskning, innovation og øvrige aktiviteter
• fungere som et centralt bindeled mellem institutledelsen og relevante aktører på fakultetet og universitetet samt hospitaler og øvrige samarbejdspartnere i Region Øst
• repræsentere og koordinere IKM i relevante administrative og organisatoriske samarbejder med SUND, andre institutter og universitetets centrale administration
• drive større tværgående processer og udviklingsprojekter selvstændigt fra idé og analyse til implementering og opfølgning
• bidrage aktivt til udviklingen af instituttets organisation, arbejdsgange og administrative understøttelse i en periode med betydelige forandringer.

Rollen handler ikke alene om at administrere eksisterende processer. Vi søger en sekretariatschef, der sammen med institutledelsen kan udvikle sekretariatets organisering, styrke samarbejdet på tværs og sikre, at administrative indsatser understøtter instituttets strategiske retning.

Hvem er du?

Du har en relevant akademisk uddannelse og erfaring med ledelsesbetjening, personaleledelse og organisatorisk udvikling i en kompleks organisation. Erfaring fra universitetsverdenen, sundhedsvæsenet eller en anden politisk eller fagligt sammensat organisation er en fordel. Det vigtigste er, at du har nysgerrighed på både universitetets og sundhedsvæsenets logikker og kan omsætte den forståelse til tydelig ledelse, gode beslutningsprocesser og velfungerende administrativ understøttelse.

Vi lægger særligt vægt på, at du:

• kan bevæge dig sikkert mellem strategi og drift. Du håndterer konkrete problemstillinger, når det er nødvendigt, men kan samtidig løfte blikket, identificere sammenhænge og omsætte kompleksitet til prioriteringer, beslutninger og handling.
• er en erfaren og tydelig personaleleder, som skaber følgeskab gennem retning, tillid og reel interesse for medarbejdernes faglighed. Du kan lede gennem forandringer , prioritere trivsel og udvikling og samtidig sikre, at sekretariatets opgaver løses med kvalitet og sammenhæng.
• arbejder selvstændigt, tager ansvar og får processer til at bevæge sig fremad
• har stærke organisatoriske og analytiske kompetencer og kan skabe struktur i komplekse problemstillinger
• kan samarbejde med mange forskellige fagligheder og organisatoriske niveauer og opbygge stærke relationer
• kommunikerer klart og præcist – både mundtligt og skriftligt – og kan omsætte komplekse problemstillinger til beslutningsoplæg og tydelig kommunikation
• er nysgerrig, løsningsorienteret og i stand til at se muligheder ud over eksisterende organisatoriske rammer
• trives med forandring og kan være med til både at udvikle og implementere nye løsninger
• har interesse for teknologi og digitalisering og kan anvende moderne digitale værktøjer, herunder AI-værktøjer, til at styrke analyse, kommunikation, videndeling og effektive arbejdsgange i sekretariatet.
• har organisatorisk dømmekraft og kan navigere sikkert i et miljø med mange interessenter og forskellige hensyn.

Ansøgning, proces og ansættelsesvilkår

Du kan høre mere om stillingen ved at kontakte partner i Genitor Martin Isenbecker på Mail: Se e-mailadresse på jobportal.ku.dk eller tlf: Se telefonnummer på jobportal.ku.dk.

Løn- og ansættelsesforhold
Ansættelse sker som chefkonsulent med personaleansvar efter gældende overenskomst mellem Finansministeriet og Akademikerne, herunder Protokollat om specialkonsulenter og chefkonsulenter på nyt lønsystem samt Protokollat om chefkonsulenter med personaleledelse. Der vil være mulighed for forhandling af tillæg efter kvalifikationer. Du kan læse mere om lønniveauer i staten på denne side . Der er tale om en tidsubegrænset fuldtidsstilling.

Forventet tiltrædelse den 1. januar 2027 eller snarest herefter.

Vi planlægger at holde 1. samtaler den 2. november og 2. samtaler den 13. november. Der vil i forbindelse med 2. samtalerne være en personlighedstest og en case.

Ansøgning
Er du interesseret i stillingen, skal du sende en elektronisk ansøgning bilagt CV og eksamensbevis via Jobportalen på universitetets hjemmeside (tryk på linket "Søg stillingen" nederst i opslaget), så vi har det senest 25. oktober 2026 kl. 23.59.

Københavns Universitet ønsker at afspejle det omgivende samfund og opfordrer derfor alle uanset personlig baggrund til at søge stillingen.